Teksti jatkaa designin ja mittaamisen dilemmaan liittyvää
artikkelisarjaa.
Kts. myös Miksi mitata designia.
Oma kiinnostukseni suunnittelun mittaamisen osalta keskittyy
ennen kaikkea kattavamman ja jossain määrin objektiivisemman tilannekuvan
luomisesta suunnittelun lähtökohdaksi kuin mitä on saavutettavissa pelkästä
tilaajan määrittelemästä toimeksiannosta tai heidän kuvailemasta ongelmasta.
Tämä kaikella kunnioituksella tilaajia kohtaan ja
toimeksiantojen laatijoille, mutta jo suhteellisen pienissä organisaatioissa
voivat johdon ja suorittavan portaan näkemykset työn tekemisestä poiketa
toisistaan, erityisesti jos alaan liittyy kapeaa erityisosaamista, jonka ydin
voi olla maallikolle vaikeasti tavoitettavissa. Määrittelyyn liittyy myös vahva inhimillinen elementti eli ihminen yksilönä
tapaa nähdä asioita oman kiinnostusalueidensa kautta ja tämä koskee myös siis
suunnittelijoita. Siksi koen, että on
tärkeää kartoittaa laaja-alaisesti taustat, kysyä niiltä ihmisiltä joita muutos
koskettaa ja hakea myös objektiivisesti mitattavia suureita jotka sopivat
kyseiseen tehtävänantoon. Kartoitus myös
avaa suunnittelijalle seikkaperäisemmin tilaajan toimialaa ja työntekijöiden ajattelutapaa,
joka voi olla ennestään vieras. Toimeksiantoa
luotaessa voi olla tarpeen määritellä myös ylemmän tason tavoite eli mihin
esimerkiksi toimiston uudistuksella pyritään. Toimeksianto ei siis olekaan
suunnitella uusi toimisto vaan esimerkiksi parantaa työviihtyisyyttä, vähentää
sairauspoissaoloja ja sen kautta tehostaa työn tuottavuutta.
Toisaalta kyse on lähtötason kartoittamisesta. Jos haemme designille todennettavuutta on
tiedettävä mistä aloitimme. Keskeistä tässä kohtaa on ymmärtää, että on
olemassa laaja kirjo erilaisia asioita joita voidaan mitata ja että toisten
asioiden mittaaminen on huomattavasti helpompaa kuin toisten. Lisäksi
mitattavissa asioissa on niitä, joita voidaan verrata yleisesti vaikka toisiin
vastaavan alan yrityksiin ja toisaalta taas niitä, jotka ovat työympäristö
ja –yhteisö sidonnaisia.
Olen jakanut mittarit itselleni alustavasti muutamiin
pääryhmiin tiedon luonteen tai tarkasteltavan toiminnan perusteella. Mittareiden merkityksen hahmottamisen ja
kontekstin luomiseksi käytän esimerkkinä toimistoympäristöä, mutta
luonnollisesti osa esimerkeistä soveltuu myös muun tyyppisten ympäristöjen
kartoittamiseen.
Teknis-taloudelliset mittarit
Tähän ryhmään kuuluvat helpoiten selvitettävät tiedot, jotka
ovat jo lähtökohtaisesti numeerisia ja tilastollisia luonteeltaan. Näitä ovat
esimerkiksi työtilan ominaisuudet kuten pinta-ala, tilavuus, käyttö – ja
ylläpito kustannukset. Samaan ryhmään
voidaan liittää ergonomiaan vaikuttavia tekijöitä kuten valaistuksen taso, akustiikka
ja ilmanvaihdon ominaisuudet. Yrityksen
talouden osalta kyseessä ovat mm. tulos ja liikevaihto, henkilöstökulut,
ATK-kustannukset ja muut yritystoiminnan kulut, kuten esim. muutosprosessin
aiheuttamat kustannukset (suorat/välilliset). Henkilöstöjohtamisen näkökulmasta
voidaan nostaa esimerkiksi sairaus- ja muut poissaolot sekä henkilöstön
vaihtuvuus, jotka voidaan muuttaa helposti numeroiksi ja tilastoiksi.
Näitä tietoja voidaan suhteuttaa keskenään tai esimerkiksi
henkilöstön määrään, jolloin saadaan vertailuarvoja esim. per neliömetri sekä
per työntekijä ja yrityksen koosta riippuen verrata vaikka toimipisteitä
keskenään tai yleisesti saatavilla olevaan tilastotietoon.
Työympäristön
tehokkuuden mittarit
Ryhmään sisältyy erilaiset tilan käyttämiseen ja
hyödyntämiseen liittyvät yksinkertaiset teknis-taloudellisista tiedoista
johdetut tiedot kuten työpistettä per neliö, työtilojen pinta-alan suhde muihin tiloihin,
henkilökohtaisten työtilojen pinta-alasuhde yhteisiin tiloihin, kustannukset
per työpiste, työpisteiden sekä
neuvottelutilojen käyttöaste. Jalostuneemmalla
tasolla voidaan kartoittaa työntekijöiden tyytyväisyyttä tiloihin, tilojen
käyttötapoja, tiloissa tapahtuvaa vuorovaikutusta, muutosjoustavuutta ja
arvioida miten tilat tukevat työprosesseja. Strategisella ja viestinnällisellä
tasolla voidaan arvioida miten työtilat esimerkiksi viestivät yrityksen brandia
ja arvoja niin työntekijöille kuin asiakkaille.
Työprosessin mittarit
Samoin kuin tiloja voidaan myös itse työskentelyprosessia
mitata ja käyttää tietoja prosessin jalostamiseen ja suunnitteluun. Mittareita
voivat olla karkealla tasolla prosessiin osallistuvien henkilöiden määrä
(stakeholders), pakollisten päätösten lukumäärä(milestones), prosessin kesto
määritellystä aloituspisteestä lopetukseen eli läpimenoaika, prosessiin
liittyvien dokumenttien määrä ja prosessiin liittyvien tietojen määrä.
Laadullisella tasolla voidaan tutkia miten prosessi toteutuu eli millä tavoin
päätöksentekoon tarvittava informaatio syntyy, missä ympäristössä , millä
tavoin tieto liikkuu jne. Tätä kautta työprosessi sitoutuu oleellisella tavalla
työympäristön kehittämiseen.
Työhyvinvoinnin mittarit
Tässä yhteydessä on todettava, että tämä on toistaiseksi
itselleni hiukan vieras alue. Työhyvinvointi tulee kuitenkin tulevaisuudessa korostumaan työurien
pidentämisen tavoittelussa ja osaavista työntekijöistä käytävän kilpailun
vuoksi ja keskeisiä tekijöitä siinä ovat työn mielekkyyden tunne (työprosessit)
ja työn tekemistä tukeva viihtyisä työympäristö.
Ilmeisin mittari tämän osalta on sairauspoissaolot, joiden
osalta on keskeistä tunnistaa poissaoloja mahdollisesti yhdistävät tekijät. Poissaolojen syyt indikoivat työyhteisön tai työympäristön ongelmia tehokkaasti
, esimerkiksi flunssakauden ulkopuoliset hengitystiesairaudet voivat olla
merkki puutteellisesta tai liiallisesta ilmastoinnista/jäähdytyksestä tai
mahdollisista kiinteistön homeongelmista
siinä missä tuki- ja liikuntaelinten sairaudet puutteellisesta ergonomiasta. Vastaavasti mielenterveysongelmat voivat olla liittyä työnjohdollisiin
asioihin, puutteelliseen tai huonoon työprosessiin tai henkilöstön keskinäisiin
ongelmiin. Toinen keskeinen mittari on henkilöstön vaihtuvuus, joka osaltaan
kertoo niin työympäristön kuin työhyvinvoinnin onnistumisen tasosta.
Kuten yllä nähdään on mahdollisten mitattavien asioiden
määrä suuri. Oleellista onkin tunnistaa jossain määrin etukäteen mitä kannattaa
ja on mielekästä tutkia. Esiselvitysten perusteella voidaan sitten arvioida
tarkemmin mitkä alueet mahdollisesti tarvitsevat seikkaperäisempää tutkimusta. Lisäksi
korostaisin, että vaikka monia asioita voidaankin mitata, niin on hyvä
ymmärtää, että mittaustulosten tulkinnassa tulee olla tarkkana koska suoraa
kausaliteettia on monesti vaikea osoittaa johtuen eri osa-alueiden
keskinäisistä riippuvuuksista. Laaja-alainen, holistinen ja osallistava selvitys
kuitenkin antaa paremman pohjan päätöksenteolle verrattuna yksittäisen ihmisen
tai pienen työryhmän näkemykseen, selvitystä voidaan käyttää perusteluna
investointipäätöksille ja tehtyjen muutosten vaikutuksia voidaan vertailla
myöhemmin. Mittaamisen ei myöskään tule olla itseisarvo vaan nimenomaan
apuväline tunnistamaan kehityskohteet ja vastaavasti myös ne asiat, jotka on jo
hoidettu hyvin.
Seuraavassa osassa keskityn käsittelemään aihetta konkreettisemmin
eli otan kantaa miten ja millainen tuo mittaamisprosessi voisi olla.
